Le portage administratif

Définition du portage administratif

Le portage administratif constitue une solution de portage salarial particulièrement adaptée aux entreprises qui souhaitent recourir à des experts externes pour l’exécution de prestations intellectuelles. Ce service offre une méthode simplifiée pour la gestion des prestataires engagés pour des missions de nature temporaire ou ponctuelle. Cette approche permet aux entreprises de bénéficier de compétences spécialisées tout en minimisant les complexités administratives associées à l’embauche traditionnelle.

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Le fonctionnement du portage administratif en 3 étapes

L’entreprise cliente précise le périmètre de la mission et la sélection du prestataire. Les paramètres de cette collaboration, incluant l’objet et la durée de la mission, les modalités d’exécution, le lieu de travail (soit dans les locaux du client, soit à distance), ainsi que le tarif, sont déterminés et convenus par les deux parties. Un contrat de prestation de services est établi et signé entre l’entreprise cliente et la société de portage.
La société de portage procède à la vérification et à la validation des documents requis, notamment l’attestation de souscription à une assurance responsabilité civile professionnelle par le consultant, ainsi qu’une preuve de la régularité de ses cotisations sociales. Un bon de commande est ensuite signé avec le prestataire, remplaçant ainsi la convention de portage et le contrat de travail typiques du portage salarial traditionnel. Les interactions au cours de la mission s’effectuent directement entre le consultant ou l’entreprise prestataire et le client final.
À l’issue de la mission, le consultant transmet son compte rendu d’activité à la société de portage administratif, spécifiant le nombre d’heures ou de journées travaillées. Sur cette base, la société de portage établit la facture à l’intention du client, en appliquant le tarif horaire ou journalier préalablement convenu et en y intégrant systématiquement la TVA, même pour les micro-entrepreneurs normalement exonérés de cette taxe. La facture peut également inclure d’éventuels frais de mission pris en charge par l’entreprise cliente. Après encaissement du paiement, la société de portage administratif déduit ses frais de gestion et procède au paiement des honoraires du prestataire.

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Les 3 avantages du portage administratif

Optimisation du processus de référencement et de gestion des fournisseurs

Le processus de référencement de chaque prestataire individuellement s’avère complexe, coûteux et exigeant en temps dans les grandes entreprises qui font appel à un nombre conséquent de freelances. Le portage administratif émerge comme une solution optimale, l’entreprise ayant alors à interagir uniquement avec la société de portage, ce qui simplifie considérablement les démarches.

Réduction des coûts d’intermédiation

L’adoption d’un interlocuteur unique via le portage administratif permet à l’entreprise de réduire ses coûts d’intermédiation. De plus, ces coûts sont définis et formalisés à l’avance, ce qui prévient les éventuelles surprises financières à la conclusion de la prestation.

Sécurité juridique renforcée

La société de portage assume la responsabilité de la vérification exhaustive des documents nécessaires pour assurer la conformité légale de chaque prestation. Ceci assure que le client est protégé par une assurance responsabilité civile professionnelle (RCP). En outre, l’intermédiation par une société de portage confère à l’entreprise une protection supplémentaire contre le risque de requalification de contrat, offrant ainsi une couverture juridique renforcée.

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Un process simplifié

Après avoir défini le cadre contractuel général de notre relation, il vous suffit de nous envoyer les coordonnées du sous-traitant et votre prix d’achat pour que nous puissions démarrer le process.

Ainsi, de façon très simple, n’importe quel opérationnel habilité peut démarrer une prestation en sous-traitance en moins de 24 h.

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Un process sécurisé

Nous faisons rédiger les contrats à destination des sous-traitants miroir aux vôtres par notre cabinet d’avocats,
Nous vous proposons un modèle de document de validation de l’activité mensuelle limitant les risques sociaux,
Nous faisons signer les documents contractuels par les sous-traitants et vérifions leur conformité à l’obligation de vigilance avant chaque démarrage,
Nous prenons en charge l’obligation de vigilance au démarrage du projet puis tous les semestres,
Nous vous fournissons tous les semestres les documents liés à l’obligation de vigilance nous concernant.

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Nos actions

Au démarrage de notre relation :

Nous rédigeons le package contractuel miroir au vôtre que nous ferons signer à chaque nouveaux sous-traitants,

Au démarrage de chaque nouvelle prestation :

Nous vérifions les conditions de réalisation du nouveau projet,
Nous prenons contact avec le sous-traitant pour lui présenter le cadre contractuel, l’obligation de vigilance, et le process de suivi de la mission,
Nous signons le cadre contractuel avec vous dès que les documents liés à l’obligation de vigilance sont validés et que le sous-traitant a signé le package contractuel.

Chaque mois :

Nous recueillons les Compte Rendu d’Activité,
Nous réceptionnons et validons les factures du consultants,
Nous éditons et vous envoyons nos factures,
Nous validons vos paiements,
Nous payons les sous-traitants,
Nous vous envoyons un reporting personnalisé pour vous permettre de suivre l’ensemble des prestations en cours pour votre société.

Tous les 6 mois :

Nous recueillons les documents liés à l’obligation de vigilance auprès des sous-traitants,
Nous vous envoyons nos propres documents liés à l’obligation de vigilance,
Nous faisons une réunion ensemble dans un objectif d’amélioration continue.

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